Przed rozpoczęciem procedury monitoringu faktur warto wysłać do kontrahentów komunikat uprzedzający o planowanej procedurze. Ułatwi to współpracę i pozwoli uniknąć nieporozumień. Przykład takiego komunikatu podajemy poniżej:

——————————————-

Do wiadomości Kontrahentów.

Szanowni Państwo,

Mając na uwadze optymalizację procesów biznesowych w naszej firmie informujemy, iż w oparciu o internetowy Systemu Zarządzania Należnościami „Rozważna Firma” będziemy automatycznie monitorować nasze faktury.  Integralną część usługi monitoringu faktur stanowi system wysyłki powiadomień: e-mail, sms, vms  wysyłanych do Kontrahentów, w związku ze zbliżaniem się lub upłynięciem terminu płatności za faktury. Powiadomienia będą informować o istniejącym w naszym systemie finansowym saldzie należności i ewentualnie zaistniałej zwłoce w zapłacie.  Wysyłane komunikaty mają charakter wyłącznie informacyjny.

W razie jakichkolwiek pytań lub sugestii prosimy o kontakt.

___________________________

Istotna jest także komunikacja w trakcie prowadzenia monitoringu i bieżące informowanie obecnych i przyszłych kontrahentów o korzystaniu z systemu Rozważna Firma. W tym celu przygotowaliśmy specjalne pieczęcie do umieszczenia na fakturach, dokumentach sprzedażowych czy w stopkach mailowych. Mają one neutralny, wyłącznie informacyjny charakter, a ze względu na niewielki rozmiar są łatwe do wkomponowania w każdy rodzaj korespondencji z kontrahentem. Oprócz funkcji informacyjnej, pieczęć na fakturze działa również jako skuteczny motywator do szybszego uregulowania należności.

Wzory pieczęci w formacie jpg oraz png znajdą Państwo poniżej. Umieściliśmy je również w systemie Rozważna Firma (zakładka „Do pobrania”).